Une simplification de la facturation pour les gestionnaires de fonds

Le système de gestion de la facturation d’Hexaware (BMSTM) aide les gestionnaires de fonds à répondre sans difficulté aux besoins de leurs clients privés et institutionnels en terme de facturation.

Aperçu de la solution de gestion de la facturation

BMS^TMpermet d’obtenir des informations basiques sur les comptes et sur les soldes de compte en provenance de systèmes de comptabilité de portefeuilles hétérogènes sous-jacents. BMS fournit :

• La maintenance des informations de facturation et tout le traitement requis pour effectuer des régularisations, calculer des factures ainsi que passer en revue et émettre des factures
• La création d’extraits pour des systèmes de comptabilité et des systèmes centrés sur les actifs sous gestion

Solde de compte

BMS^TM télécharge quotidiennement vers le serveur de nouvelles informations de compte. Toutes les positions de compte sont des positions de fin de mois

• Quel que soit le mois, il est possible de télécharger vers le serveur les positions de compte à de multiples reprises : tout d’abord à la fin du mois, puis ultérieurement si des modifications ont eu lieu.
• BMS^TM permet également le téléchargement de « positions provisoires », puis de la position « finale » une fois que cette dernière a été examinée et approuvée.

Règles maîtresses de facturation

Une fois que les informations basiques de comptabilité sont téléchargées vers BMS, il est possible d’entrer directement dans BMS des paramètres de facturation additionnelle sous forme de règles de facturation.

• Ces règles définissent le calcul, la fréquence de facturation, les facturations d’avances ou d’arriérés, les bases d’actifs, les limites minimum/maximum de facturation, les remises ainsi que d’autres paramètres variés déterminant les impératifs de facturation.
• BMS fournit également des fonctionnalités destinées à gérer aussi bien les processus de régularisation mensuels que les processus de facturation.
• BMS permet également la génération automatique et l’émission de factures à des périodes prédéfinies.

Afin de faciliter les opérations, il est possible d’avoir recours à de multiples notifications.

Caractéristiques clés

Modèle hiérarchique

BMS supporte la définition d’un COMPTE, d’un PORTEFEUILLE, d’un SEGMENT DE PORTEFEUILLE, d’un CUSIP et d’un RÉCAPITULATIF FISCAL DES TRANSACTIONS (tax-lot). Les positions sont stockées au niveau du segment de portefeuille.

• Les positions de niveau inférieur (niveaux du CUSIP ou du RÉCAPITULATIF FISCAL DES TRANSACTIONS) sont téléchargées uniquement si elles sont requises pour les calculs de facturation.
• Il est possible de définir les règles de facturation au niveau du client, du compte ou du portefeuille. Les règles s’appliquent à toutes les entités déployées à ce niveau

Définition flexible des frais

BMS vous permet de définir autant de règles souhaitées par compte, et ainsi autant de types de frais nécessaires.

• Chaque règle spécifie sa propre fréquence de calcul et de facturation, sa propre base d’actifs, ses propres limites minimum/maximum, ses propres remises, etc.
• Chaque type de frais peut être porté au débit du client de différentes façons : déduction directe, facture sur copie papier, etc. Par ailleurs, chaque type de frais peut être présenté sur une facture séparée ou de multiples frais peuvent être combinés sur une même facture pour être présentés au client.
• Il est possible de définir autant de formats souhaités par facture et de configurer BMS afin que des copies de factures soient automatiquement envoyées à d’autres adresses.

Regroupement de comptes

BMS supporte la définition d’une RELATION reliant différents comptes. Des règles de facturation peuvent être définies au niveau de cette relation. BMS est à même de regrouper des actifs relevant de différents comptes afin de déterminer des taux de facturation appropriés.

• Les clients, institutionnels ou privés, peuvent ainsi rassembler leurs actifs pour obtenir un taux de facturation plus avantageux.

Segments de facturation

BMS facilite le téléchargement par segment des compositions de portefeuilles. Ainsi, il est possible d’avoir recours à des options flexibles permettant par exemple d’exclure l’ENCAISSE des actifs facturables ou d’appliquer des fonctions uniquement aux PASSIFS du portefeuille.

Cash-flow

BMS vous permet de télécharger vers le serveur des informations de flux de cash-flow à partir du système sous-jacent de comptabilité des portefeuilles. Les portefeuilles peuvent être caractérisés afin que soit reflété de différentes façons l’impact de ces flux de cash-flow sur la facture.

• Il est possible de caractériser un compte par la mention « toujours ajuster » pour cash-flow, « ne jamais ajuster » pour cash-flow ou « ajustement sélectif » uniquement si le cash-flow dépasse un seuil défini.

Le titulaire du compte concerné peut recevoir des notifications relatives aux ajustements du système à considérer lors de l’examen et de l’approbation avant l’émission de la facture.

Positions de dépôt

BMS tient compte des entrées relatives aux positions de compte telles qu’elles ont été reportées par le dépositaire. Le compte peut être réglé de façon à ce que le calcul des factures soit basé sur ces positions plutôt que sur les positions qui ont été téléchargées à partir du système de comptabilité des portefeuilles.

Audit et sécurité

BMS fournit un catalogue flexible d’utilisateurs et de groupes et permet à chaque groupe différents niveaux d’accès pour toutes les fonctions mises à disposition. Dans l’optique de l’exécution des comptes-contrôles, une piste d’audit est par ailleurs tenue pour l’ensemble des activités et inclut tous les ajustements effectués sur les paramètres de facturation ou les factures.